車両管理を任されたものの、「車検や点検の期限を見ておけば大丈夫なのでは？」と感じる方もいらっしゃいます。
今回は、そんな疑問をきっかけに、車両管理の範囲や実務上の負担、属人化しやすい理由をABS公式コンサルタントと一緒に整理していきます。

お客さま　
　社用車の管理を任されたのですが、車検や点検の期限を見ておけば、ひとまず大丈夫でしょうか？

ABS公式コンサルタント
　そこが最初につまずきやすいところです。
　車検や点検はもちろん大切ですが、車両管理はもっと前から始まっています。
　例えば、必要な台数や車種を考え、見積を取り、新車を発注して納期を確認するところも管理業務です。

お客さま　
　納車される前から、もう車両管理なんですね。

ABS公式コンサルタント
　はい。利用が始まれば、車検・点検・整備、保険、安全運転、事故対応などが続きます。
　さらにリース満了が近づけば、再リースにするのか、新車へ入れ替えるのか、
　その納期は間に合うのかまで考える必要があります。

車両管理とは、企業が利用する社用車について、
導入から利用、維持管理、安全管理、契約、リース満了・入替までを継続的に管理する一連の業務です。

お客さま　
　導入から入替までとなると、想像していたよりかなり範囲が広そうです。

ABS公式コンサルタント
そうですね。
　「今ある車を維持する仕事」だけではありません。
　車を入れる前、使っている間、そして次の車へ切り替えるまで、車両の流れ全体を見ていく必要があります。

お客さま　
　具体的には、どんな業務がありますか？

ABS公式コンサルタント
　大きく分けると
　　　①車両の導入・契約・入替　②車検・点検・整備　③運転者・安全管理　④自動車保険・事故対応・利用情報　　　　　　　　　　　　
　などの管理です。
企業によって担当範囲は異なりますが、少なくとも「車検だけ」では収まりません。

代表的な車両管理業務には、必要台数や車種の検討、見積の取得、新車発注、納期管理、リース契約の管理・リース満了への対応、車検・定期点検、修理や消耗品対応、車両保険・駐車場・燃料カード・ETCカードなどの契約管理、運転者情報の管理、安全運転管理、事故対応、車両台帳や走行距離・利用実績の更新などがあります。

また、車両管理の目的は、単に事務処理を終わらせることではありません。安全な車両利用、法令遵守、コスト管理、適正な保有台数や利用状況の把握につなげることが重要です。

お客さま　
　業務が多いのは分かりました。でも、一覧にして順番に対応すれば何とかなりませんか？

ABS公式コンサルタント
それもあります。
　例えば車両を入れ替えるときは、利用部署の希望を確認し、リース会社から見積や納期情報を取り、
　社内で検討して、また関係者へ連絡します。
　「自分だけで完結しない業務」が多いんです。

お客さま　
　調整というと、リース会社とのやり取りですか？

ABS公式コンサルタント
さらに、車検・保険・リース満了など、車両ごとに異なる期限を同時に追う必要もあります。
　リース会社・整備工場・保険会社によって、手続き方法や必要な書類、連絡のタイミングが違うこともあり、
　担当者が経験で覚えてしまうと、その知識が本人の中だけに残りやすくなります。

車両管理では、複数の車両について異なる期限や手続きを同時に進めます。
リース満了への対応、保険手続き、車検期限などは、見落とすと車両利用や契約に影響する可能性があります。
総務担当者が他業務と兼任している場合は、通常業務と並行して管理する必要があるため、負担がさらに大きくなりやすいといえます。

お客さま　
　弊社でも「この件は前の担当者しか分からない」ということがあります。
　車両管理は特に属人化しやすいんでしょうか？

ABS公式コンサルタント
属人化につながる要素が重なりやすい業務です。
　取引先ごとの違い、担当者ごとのExcel、例外対応の多さなどが積み重なると、
　「分からなければ○○さんに聞く」という運用になりがちです。

お客さま　
　Excelで管理していること自体が問題ですか？

ABS公式コンサルタント
　Excel管理自体が問題ではありません。
　管理項目や更新方法、色分け、メモの残し方が担当者ごとに違うと、
　他の人が見ても分からない状態になることが問題です。

お客さま　
　引継ぎ資料を作れば解決しますか？

ABS公式コンサルタント
引継ぎ資料は有効ですが、資料だけでは足りません。
　実際の進め方そのものを揃えて、担当者以外でも同じ手順で確認・更新できる状態にすることが大切です。

お客さま　
　車両管理は、車検や点検だけではなく、導入から入替まで幅広く、社内外との調整も多い仕事なんですね。
　属人化しやすい理由も分かりました。

ABS公式コンサルタント
　はい。まずは現状を把握することが第一歩です。
　次回は、そこから負担を減らすために、業務の洗い出しや標準化、システム・外部委託の使い分けをどう考えるかを整理します。

　● 車両管理は、車両の導入から利用、維持管理、リース満了・入替まで続く幅広い業務です。
　● 業務数だけでなく、社内外との調整や期限管理が担当者の負担を大きくします。
　● 取引先ごとの運用差、担当者ごとの管理方法、引継ぎ不足などが重なると、
　　 知識や判断が特定の担当者に集中しやすくなります。

まずは、自社の車両管理業務を見渡し、「何をしているのか」「どこで調整が発生しているのか」「誰に知識が集中しているのか」を確認することが、改善に向けた出発点になります。

次回：車両管理の負担を減らすには？業務整理・標準化・効率化の進め方